Vente et inscription
Boutique de services et vente aux entreprises reliées aux inscriptions, aux abonnements et aux carnets.
Hércules™ pour les centres sportifs et de loisirs
Vendez vos services.
Coordonnez la suite.
Vos adhérents trouvent des activités, inscrivent leur famille et paient dans une boutique créée pour votre organisation, avec votre identité visuelle et votre domaine. Hércules™ fait fonctionner cette boutique et relie les achats aux réservations, au personnel et aux présences. Licence SaaS à long terme, avec modules et règles définis pour votre exploitation.
Expérience auprès des caisses de prestations familiales colombiennes
Hércules™ équipe les principales caisses de prestations familiales de Colombie.
Nous relions la gestion du sport et des loisirs, de la vente à la prestation du service.
- Compensar
- Colsubsidio
- Cafam
- Comfenalco Antioquia
- Comfenalco Valle
Prestation du service
Écoles, salles de sport, installations, tournois et accès à la journée, avec réservations, enregistrement des présences et accès par cartes et bracelets.
Exploitation et suivi
Planification du personnel, préparation de la paie, suivi des incidents et rapports de ventes et d’occupation.
Mettez cette expérience au service de votre organisation.
Examinons les modules, les intégrations et le déploiement nécessaires à votre exploitation.
Boutique en ligne Hércules™
De la découverte d'une activité à la participation.
Une boutique avec votre identité visuelle et votre domaine. Hércules™ relie les achats de vos adhérents aux services de votre organisation.
Une offre facile à explorer
Publiez des fiches avec description, conditions et images. Facilitez la recherche par site, âge, niveau, jours et horaires.
Un achat pour la famille
Permettez de sélectionner le service et ses participants et de réunir les achats de plusieurs membres de la famille dans un même panier.
Tarifs et avantages configurables
Définissez les prix par catégorie d'adhésion, les promotions, les accords et les coupons, avec les conditions d'application de votre organisation.
Paiement en ligne et consultation ultérieure
Recevez les paiements par les passerelles compatibles configurées pour votre organisation. L'utilisateur peut consulter ses achats, les statuts de paiement et les justificatifs.
L'offre dépend des modules activés. Les paiements nécessitent un compte et une configuration auprès du prestataire. La consultation automatique de l'affiliation et les connexions à l'ERP ou à la facturation sont définies comme projets d'intégration.
Suivez le service de l'achat
à la présence.
Distinguez les achats, les créneaux réservés et les personnes ayant participé pour coordonner l'accueil des adhérents.
Offre
L'adhérent trouve des activités pour lui-même ou sa famille par site, âge et horaire.
Un cours de natation
Achat
Il sélectionne le participant et paie avec le tarif d'adhésion et les avantages configurés.
Achat du cours pour un membre de la famille
Prestation
L'organisation coordonne le groupe, l'entraîneur et l'espace ; le participant prend part à son activité.
Séances du cycle et groupe d'inscription
Suivi
L'adhérent consulte son achat ; l'organisation enregistre les présences et consulte les rapports du service.
Présence et poursuite de l’activité
Organisez votre offre par famille de services.
Chaque famille conserve ses règles et reste reliée à la gestion de votre organisation.
Écoles sportives
Organisez les cycles, les groupes et les entraîneurs. Enregistrez les présences et accompagnez la formation.
Explorer les écoles
Salles de sport et centres
Gérez les sites, les abonnements et les avantages avec des règles de capacité, d'horaires et de réservation.
Explorer les salles de sport
Installations et espaces
Consultez les disponibilités et affectez les espaces à vos activités.
Explorer les installations
Tournois et programmes
Gérez les inscriptions, le calendrier et les résultats. Identifiez les participants et gérez l'accès par cartes et bracelets selon le service.
Explorer les tournois
Accès à la journée et loisirs
Organisez les formules d'une journée, l'accès par bracelets et le suivi de la journée.
Explorer les accès à la journéeAccès à la journée et loisirs
Une journée de loisirs.
Des opérations à coordonner.
Reliez l'achat de la formule d'une journée à l'identification des participants et au suivi du service.
Préparer l'accès à la journée
Configurez la formule d'une journée et ses conditions. Selon la configuration, l'achat peut vérifier les capacités par zone et exiger une réservation.
Activer l'accès
Consultez les achats du jour par titulaire ou membre et associez le bracelet à la formule. L'activation vérifie sa validité pour la journée.
Suivre la journée
Consultez les utilisateurs par formule, les bracelets activés et les présences. Lorsque le service le prévoit, comparez les repas distribués aux repas autorisés.
Que configure-t-on et qu'examine-t-on par projet ?
Les formules d'une journée, l'activation des bracelets et le tableau de contrôle quotidien sont des fonctionnalités générales nécessitant une configuration. Le justificatif de formule, les numéros de série des bracelets, les autorisations et les règles du service doivent être définis.
Les règles de forte ou faible demande, les réductions par zone, le transport des sorties à la journée et les rapports spécifiques sont étudiés pour chaque organisation. Ils ne sont pas automatiquement inclus dans les fonctionnalités standard.
Autres fonctionnalités pour votre organisation
Chaque service a
son propre fonctionnement.
Explorez comment Hércules™ accompagne l'adhérent, les équipes et les entreprises servies par votre organisation.
Écoles : du premier niveau à la certification
Fonctionnalités standard, selon configuration
Accompagnez la formation au-delà de l'inscription.
- Organisez les cours par niveaux et cycles, avec groupes, horaires, capacités et enseignants.
- Planifiez les activités et enregistrez les présences, les commentaires et les évaluations selon la méthode définie.
- Configurez les prérequis et la certification des niveaux, avec attestations téléchargeables depuis le portail.
La planification, les indicateurs et le format de certification sont préparés pour votre organisation.
Salles de sport : abonnements, carnets et pratique libre
Fonctionnalités standard, selon configuration
Proposez un accès par durée ou par nombre de séances, avec des règles claires.
- Définissez les abonnements par durée, séances, site et plages d'utilisation, avec les avantages des centres configurés.
- Gérez les carnets avec solde de séances et validité ; leur consommation est reliée aux réservations et aux présences.
- Permettez de réserver des créneaux de pratique libre pour la personne et sa famille, puis de les modifier ou de les annuler dans les délais.
Nécessite des centres et des horaires configurés. Un carnet ne remplace pas la réservation du créneau.
Espace adhérent et suivi après achat
Fonctionnalités standard, selon configuration
Poursuivez la relation avec chaque participant.
- Réunissez la consultation des abonnements, des créneaux, des achats et des certifications de la famille.
- Activez les reports d'abonnement dans les conditions et les limites définies.
- Gérez les transferts et les remboursements de services selon les délais, les autorisations et les règles applicables.
Enregistrer un remboursement dans Hércules™ ne déclenche pas automatiquement un remboursement par la passerelle de paiement.
Installations : planification et contrôle des réservations
Fonctionnalités standard, selon configuration
Coordonnez les espaces partagés par vos différentes familles de services.
- Organisez les sites, les installations et les zones, avec réservations ponctuelles ou récurrentes.
- Distinguez les périodes de cours, d'événements, de pratique libre et de maintenance.
- Activez le contrôle des conflits entre zones et sous-zones et consultez les disponibilités et les réservations exportables.
Il s'agit d'outils de gestion interne. La réservation publique de pratique libre se configure dans les centres d'entraînement.
Collaborateurs : disponibilités, créneaux et changements
Fonctionnalités standard, selon configuration
Reliez la programmation du service à l'équipe qui l'assure.
- Affectez les enseignants et le personnel d'appui selon leurs profils, leurs disponibilités et leurs horaires.
- Configurez les contraintes de planification et gérez les exceptions par validation.
- Enregistrez les signalements concernant le personnel, les cours ou les installations et suivez les réponses apportées.
Les règles propres, les champs supplémentaires et les notifications spécifiques sont examinés lors du déploiement.
Préparation de la paie : heures, rubriques et validation
Moteur standard ; règles et intégration par projet
Préparez des informations vérifiées pour le processus de paiement de votre organisation.
- Définissez les périodes et calculez les heures et les montants par rubrique selon les règles configurées.
- Examinez les alertes, les ajustements et les validations avant la clôture.
- Exportez les informations et évaluez leur connexion au système de paiement de l'organisation.
Hércules™ ne calcule pas la paie réglementaire. Les tarifs, les rubriques et les connecteurs sont définis pour chaque client.
Vente aux entreprises : du devis à la prestation
Module en option
Structurez les services et les événements destinés aux entreprises clientes de votre organisation.
- Préparez des devis avec services, matériels, espaces, dates et prix.
- Soumettez la proposition au client pour approbation, demande de modifications ou refus.
- Transformez les ventes en ordres de prestation et examinez la marge estimée et réelle lorsque les coûts et la facturation sont disponibles.
Activation et configuration requises. Les connexions à la facturation, aux encaissements et aux fournisseurs sont convenues par projet.
Poursuite de la formation : réinscription suggérée
Fonctionnalité en option
Facilitez le passage au niveau de formation suivant.
- Configurez le cycle et le moment où le système recherche un cours pour poursuivre la formation, selon les niveaux validés.
- Recherchez le cours suivant en respectant le site, les jours et la plage horaire du groupe d'origine.
- Inscrivez lorsque les règles de réduction ramènent le total à zéro ; sinon, communiquez les autres possibilités.
Nécessite l'activation des tâches et une configuration par cycle. N'implique ni réinscription ni prélèvement automatiques pour tous les participants.
Abonnements et carnets · Fonctionnalités standard configurables
De l'achat au créneau.
Du créneau à la participation.
Abonnement à durée définieAccès pendant une période, avec les avantages et les limites définis.
Carnet de séancesUn solde de séances, avec une durée de validité et des conditions d'utilisation.
Acheter
Choisissez un abonnement ou un carnet
L'achat active les avantages, la validité ou le nombre d'utilisations définis pour le service.
Réserver
Sélectionnez votre créneau
Le participant choisit un horaire disponible. Les règles du centre et les conditions de son abonnement ou de son carnet s'appliquent.
Participer
Enregistrez la participation
La présence est rattachée au service. Pour les carnets, les séances sont gérées selon les réservations et les règles configurées.
Parcours illustratif pour les services nécessitant un créneau. L'achat ne remplace pas la réservation et ne prouve pas la présence. Les horaires, les limites, les annulations et la restitution des séances sont configurés par service. L'activation et le périmètre sont convenus dans la licence.
Planification du personnel · Fonctionnalités standard configurables
L'équipe disponible.
Le service organisé.
Reliez les disponibilités de vos collaborateurs aux créneaux et aux activités à assurer.
Disponibilité
Sachez qui peut intervenir
Enregistrez les disponibilités et les indisponibilités de chaque collaborateur. Consultez son calendrier selon les autorisations attribuées.
L'entraîneur est disponible l'après-midi.
Affectation des créneaux
Reliez personnes et services
Affectez des collaborateurs aux créneaux ou aux séances selon leurs profils validés et les contraintes configurées. Examinez les alertes et les exceptions.
Il est affecté au groupe et au créneau de natation.
Prestation du service
Coordonnez la journée
Consultez les personnes affectées à chaque séance. Gérez les remplacements et enregistrez les changements pour assurer la continuité de l'accueil.
L’équipe assure le cours et signale les faits à suivre.
Exemple illustratif d'un cours de natation, sans données réelles. L'affectation ne prouve pas que le service a été assuré. Les profils, les règles de charge et de disponibilité, les autorisations et les validations sont configurés par organisation ; les règles et les notifications spécifiques sont étudiées lors du déploiement.
Préparation de la paie · Moteur standard à règles configurables
Des heures planifiées
aux données vérifiées.
Ne remplace pas la paie réglementaire. Hércules™ prépare les heures et les montants par rubrique pour le processus de paiement de votre organisation.
Créneaux et heures
Partez du planning
Rassemblez les créneaux planifiés et les heures à prendre en compte pour la période, selon les règles de chaque fonction.
Calcul par période
Organisez les heures et les rubriques
Définissez la période et calculez les heures, les ajustements et les montants par rubrique selon les tarifs et les règles configurés.
Contrôle et validation
Vérifiez avant de clôturer
Examinez le détail, traitez les alertes et validez les rubriques. La période devient définitive lorsque les conditions de clôture sont satisfaites.
Après validation
Exportez les données de la période. La connexion au système de paiement du client est définie dans un projet d'intégration.
Le périmètre dépend des modules souscrits. Rubriques, tarifs, règles de calcul, autorisations et validations sont configurés par organisation. La planification d'un créneau ne prouve à elle seule ni sa réalisation ni un paiement effectué.
Vente aux entreprises · Module en option
Le devis devient
un travail organisé.
Un parcours pour relier l'équipe commerciale, le client et les prestataires du service.
Établir un devis
Définissez la proposition
Rassemblez services, matériels, espaces, dates et prix dans un devis.
Une journée sportive pour une entreprise
Valider
Examinez avec le client
L'entreprise examine la proposition et peut l'approuver, demander des modifications ou la refuser.
Périmètre examiné avec le client
Organiser
Préparez les opérations
Lors de la transmission du devis à l'exploitation, générez les ordres de prestation et affectez les responsables selon le circuit configuré.
Services organisés par site et par date
Assurer la prestation
Suivez la réalisation
L'équipe consulte les ordres de prestation et met à jour leur avancement jusqu'à la clôture des opérations.
Journée réalisée et ordres de prestation clôturés
Exemple illustratif d'une journée d'entreprise ; il ne correspond pas à un projet réalisé. L'activation, les garanties de paiement, les validations et les intégrations sont définies lors du déploiement. L'approbation de la proposition ne déclenche pas automatiquement le service.
Le périmètre souscrit définit les modules activés. Deporte Virtual® assure le déploiement, la configuration et la formation ; les intégrations et les développements spécifiques sont convenus séparément.
Personnes et ressources
Derrière chaque activité,
une équipe coordonnée.
Reliez la programmation des groupes aux entraîneurs, aux espaces et au personnel d’appui. Consultez les heures et les signalements opérationnels utiles à vos processus, selon les modules souscrits.
Incidents et suivi opérationnel
Enregistrez ce qui se passe.
Suivez chaque dossier jusqu'à sa clôture.
Rassemblez les signalements concernant le personnel, les cours, les installations et les participants pour consulter les faits, les réponses apportées et les points en attente.
Enregistrer un signalement
Classez-le par domaine, sous-domaine et type. Enregistrez l'observation, l'action et la réponse immédiate selon les champs configurés.
Assurer le suivi
Consultez le statut et ajoutez des réponses et des justificatifs au suivi. Maintenez les informations à disposition des responsables des opérations.
Clôturer et consulter
Faites évoluer le statut jusqu’à la clôture et consultez les rapports PDF ou Excel pour examiner le traitement des signalements.
Des données pour coordonner l'équipe
Les signalements peuvent mettre à jour les disponibilités, entraîner l’annulation de créneaux ou modifier les critères de priorité du planning, selon les règles configurées. Examinez les liens à établir entre ces processus dans votre organisation.
Les informations nécessaires au suivi
Consultez les observations, les actions, les réponses et les justificatifs avant de décider de la suite. Les rapports permettent de partager le suivi enregistré avec les services responsables.
Rapports sur les incidents et leur suivi
Des signalements à l’analyse de votre fonctionnement.
Nous générons des rapports pour consulter les signalements par période, famille de services, programme, site et type. Partagez les résultats avec les services responsables et repérez les points nécessitant votre attention.
Agrandir le rapport Vue d’ensemble des signalements
Consultez les causes, la répartition par site et l'évolution des enregistrements sur la période sélectionnée.
Agrandir le rapport Annulations et suspensions
Examinez la répartition des annulations et leur évolution entre les périodes.
Agrandir le rapport Sécurité des opérations
Analysez les causes des enregistrements, leur évolution par période et leur répartition par site.
Exemples de démonstration avec chiffres, dates et sites fictifs. Ils illustrent les types de rapports d'Hércules™ et ne correspondent pas aux données de clients. Les filtres, les indicateurs et les formats sont définis selon le périmètre de votre organisation.
Que peut-on configurer et que faut-il développer spécifiquement ?
L'enregistrement, le suivi et les rapports font partie des fonctionnalités standard. Nous pouvons adapter les champs et les règles à votre fonctionnement. Les champs supplémentaires ou les circuits spécifiques sont examinés lors du déploiement pour déterminer s'ils relèvent de la configuration ou d'un développement sur mesure.
Informations de gestion
Décidez des services à proposer
avec les données de vente et d'utilisation.
Comparez les achats, l'occupation et les présences pour évaluer les horaires, les capacités et la continuité des programmes. Préparez les rapports avec les données enregistrées par votre organisation.
Faut-il proposer un autre groupe de natation ?
Voici comment lire les rapports ensemble avant d'élargir l'offre.
Ventes
Intérêt pour la natation
Les achats se concentrent sur le cours de natation de l'après-midi.
Examiner la demandeOccupation
Peu de places libres
Le groupe compte peu de places disponibles selon les inscriptions.
Évaluer un autre groupePrésence
Participation régulière
Les enregistrements indiquent que les inscrits participent régulièrement.
Évaluer la régularité de la participationDécision à examiner
Ouvrir un groupe supplémentaire.
Croisez ces signaux et confirmez la disponibilité de la piscine, de l'entraîneur et la viabilité économique avant de décider.
Si les achats sont nombreux mais la présence faible, recherchez d'abord les causes des absences et examinez les horaires ou les conditions. La lecture croisée éclaire la décision ; Hércules™ ne la prend pas automatiquement.
Ventes et services achetés
Consultez les devis, les statuts de paiement et les services achetés. Définissez les rapports commerciaux nécessaires à votre organisation : le catalogue et les colonnes sont configurables, et les formats spécifiques peuvent nécessiter un développement.
Occupation des cours
Analysez les inscrits, les capacités et l'occupation estimée et réelle par groupe. Filtrez par cycle, site, installation, sport, jours et heures, puis exportez vers Excel. S'applique aux écoles avec cycles et groupes de réservation.
Utilisation des installations
Consultez les heures réservées, de service et de maintenance, les taux d'utilisation et de disponibilité par site, installation ou zone. Le rapport exportable vers Excel repose sur les réservations et ne mesure pas la présence effective.
Participation et présence
Obtenez des listes et des rapports avec les champs activés pour votre exploitation. Consultez la présence enregistrée pour distinguer l'achat du service de la participation effective.
Ces informations peuvent-elles servir aux rapports destinés aux autorités de contrôle ?
Les rapports peuvent aider votre organisation à préparer ses comptes rendus. Si vous devez transmettre des informations à une autorité de contrôle ou à un autre organisme, nous examinons avec votre équipe les champs, les périodes et les formats demandés pour définir la configuration ou le développement nécessaire. Un export d'Hércules™ ne constitue ni un format officiel validé ni une transmission automatique à l'organisme.
Intégration par projet
La connexion commence
par la compréhension de vos systèmes.
Nous examinons les informations d'adhésion nécessaires à la boutique et les liens entre paiements, ERP et facturation. Avec votre équipe technique, nous définissons les interfaces, les données et les responsables de chaque échange.
Chaque intégration est étudiée pour votre organisation. Les développements spécifiques sont distingués des fonctionnalités standard d'Hércules™.
Définissez la licence et le plan de déploiement.
Examinez avec les équipes des sports, de la technologie et des achats les modules nécessaires à votre organisation. La proposition distingue la licence, la configuration et la formation, les intégrations et l'accompagnement souscrit.
Comprendre
Nous relions les services, les sites et les responsables aux processus à connecter dans votre organisation.
Déployer
Nous configurons les modules convenus, préparons les intégrations et formons l'équipe à l'exploitation des services.
Accompagner
Nous définissons le suivi, le support et l'évolution dans le périmètre souscrit.
Préparer le premier échange
Vous pouvez partager les informations dont vous disposez déjà :
- Familles de services, sites et catégories d’adhésion.
- Un service reliant achat, réservation et présence.
- Systèmes d'adhésion, de paiement, de facturation et ERP concernés.
- Responsables des sports, de l'exploitation et de la technologie.
Nous examinerons le parcours de l'adhérent et les informations nécessaires à votre équipe. La proposition distinguera les modules et leur configuration des intégrations et des services de déploiement.
L'étape suivante
Préparons une démonstration pour votre organisation.
Présentez les familles de services, les sites et les systèmes à connecter. Nous examinerons le parcours de l’adhérent et le périmètre à évaluer avec votre équipe.
Ce que nous examinerons ensemble
- Le parcours d'achat et d'inscription des adhérents et des familles.
- La prestation du service, les équipes et le suivi.
- Le lien avec l'adhésion, les paiements et les systèmes de votre organisation.
Vous pouvez aussi nous écrirecontacto@deportevirtual.com