Organisez vos espaces
Définissez les sites, les installations, les zones et les sous-zones. Attribuez les responsables et les autorisations pour que chaque équipe gère les espaces qui lui correspondent.
Gestion des installations sportives
Chaque espace.
Chaque réservation à sa place.
Coordonnez les terrains, les piscines et les salles, de leur disponibilité à leur utilisation planifiée. Organisez les sites et les zones, réservez par activité et contrôlez les conflits entre espaces partagés.
Gestion des installations et des réservations
Chaque activité a son espace.
Chaque espace a ses réservations.
Un cours peut occuper un couloir ; une compétition, toute la piscine. Définissez les liens entre ces espaces pour coordonner les activités partageant le même horaire.
De l'installation complète à chaque zone.
Organisez la piscine et ses couloirs, le terrain et ses subdivisions, ou un auditorium divisé en deux. Le lien entre ces espaces permet de vérifier quelles réservations peuvent partager un créneau.
Exemple illustratif · 8:00 à 9:00
Une piscine. Plusieurs couloirs.
Comparez un cours dans un couloir à une activité nécessitant toute la piscine.
Le couloir 2 est réservé pour un cours. Les autres restent disponibles ; une réservation de toute la piscine serait refusée en raison du conflit.
Piscine principaleQuatre couloirs réservables séparément.
Couloir 1Disponible
Couloir 2Réservé
Couloir 3Disponible
Couloir 4Disponible
Réservation d'exempleCours de natation
Exemple illustratif · 8:00 à 9:00
Un terrain. Trois façons de réserver.
Un quart pour les cours de niveau 1, un demi-terrain pour s'entraîner ou tout le terrain pour un match.
Le quart 1 est réservé pour un cours de football de niveau 1. Les trois autres restent disponibles. Une réservation de la moitié gauche ou de tout le terrain serait refusée en raison du conflit.
Terrain de footballQuatre quarts. Chaque moitié en regroupe deux.
Quart 1Réservé
Quart 2Disponible
Quart 3Disponible
Quart 4Disponible
Réservation d'exempleCours de football · Niveau 1
Exemple illustratif · 8:00 à 9:00
Un auditorium. Deux espaces possibles.
Comparez une activité dans un demi-auditorium à une rencontre nécessitant l'espace complet.
La moitié 1 est réservée pour un atelier. La moitié 2 reste disponible pour une autre activité. Une réservation de tout l'auditorium serait refusée en raison du conflit.
Auditorium principalDeux moitiés reliées à l'auditorium complet.
Avant de l'auditorium
Moitié 1Réservé
Moitié 2Disponible
Réservation d'exempleAtelier dans un demi-auditorium
Chaque option présente une situation indépendante sur le même créneau, avec les liens entre zones et le contrôle des conflits activés.
Trouvez un horaire libre
Consultez les disponibilités par zone, dates et durée. Préparez des réservations uniques ou récurrentes pour les cours, les tournois, la pratique libre et la maintenance.
Contrôlez les conflits
Reliez espaces complets, subdivisions et espaces connexes. Lorsque le contrôle est activé, Hércules™ refuse les réservations qui se chevauchent.
Gérez les changements
Déplacez, copiez, annulez ou réactivez des réservations. Organisez les préréservations avec responsables et échéances ; les alertes nécessitent des tâches configurées.
Expérience à la Pontificia Universidad Javeriana. Le déploiement d'Hércules™ inclut l'enregistrement des installations, la subdivision et la hiérarchie des zones, la gestion des réservations, les rapports et le calendrier. Ce périmètre accompagne la gestion des Olympiades Javerianas et des événements sportifs de l'université.
Examinez la répartition de l'utilisation planifiée.
Consultez les heures réservées, de service et de maintenance, avec les taux d'utilisation et de disponibilité par site, installation ou zone. Le rapport repose sur les réservations ; la présence se consulte séparément.
Exemple de lecture : si un terrain concentre les heures de maintenance et qu'un autre reste disponible, votre équipe peut examiner où programmer les prochaines activités. Avant de les déplacer, consultez les créneaux libres et les conditions de chaque zone. La décision relève du responsable de la programmation.
Vous pouvez réorganiser le tableau du rapport et l'exporter vers Excel pour examiner la répartition des espaces avec votre équipe.
Définissez le premier périmètre de votre exploitation.
Commencez par les sites et les zones à coordonner, leurs subdivisions et les règles de réservation. Nous convenons des responsables de chaque espace et des consultations de disponibilité et d'utilisation nécessaires à votre équipe.
Configuration et périmètre pour votre organisation
Nous définissons la hiérarchie des espaces, les liens entre zones, les autorisations et le mode de contrôle des conflits. Les réservations internes constituent une fonctionnalité générale configurable. La réservation par le public en autonomie dépend des créneaux de pratique libre et des parcours activés pour chaque service.
Le rapport d'utilisation est disponible et configuré pour les sites, les installations et les zones de votre organisation. Les réservations de salles depuis un devis nécessitent le module optionnel Vente aux entreprises.
Comment nous préparons la mise en service
Nous examinons avec votre équipe l'inventaire des espaces et un échantillon de votre programmation. Ces informations permettent de définir les liens entre zones, les récurrences, les horaires et les autorisations à configurer.
La proposition détaille la licence, la configuration, la formation des responsables et l'accompagnement convenu. Si vous souhaitez connecter un autre agenda ou système, nous définissons séparément les informations à échanger et le périmètre de l'intégration.
Affectation des espaces pour la programmation des cours
Hércules™ dispose d'un outil proposant des installations et des zones à partir d'un fichier de programmation et des contraintes configurées. Il renvoie le fichier pour vérification et import ultérieur ; il ne crée pas directement les réservations.
Son déploiement nécessite l'adaptation des colonnes, de l'outil d'import et des règles à l'organisation. Le périmètre documenté couvre les salles physiques et virtuelles ; les cours en piscine sont exclus de cet outil. Les exemples ci-dessus illustrent le contrôle des réservations, qui est une fonctionnalité indépendante.
Préparer le premier échange
Vous pouvez partager les informations dont vous disposez déjà :
- Sites et espaces, y compris leurs subdivisions.
- Activités, durée des créneaux et horaires partageant chaque zone.
- Règles de réservation, d'annulation et de récurrence.
- Responsables et consultations nécessaires à chaque équipe.
Nous définissons la structure des espaces, le contrôle des conflits et les règles à configurer. Nous distinguons la réservation interne, la réservation en autonomie et les connexions aux autres services.
L'étape suivante
Examinons la programmation de vos espaces.
Partagez une semaine de programmation et le découpage de vos installations. Nous examinerons les réservations, les conflits et les consultations d'utilisation pour définir la configuration de votre exploitation.
Ce que nous examinerons ensemble
- Les espaces, les horaires et les services à organiser.
- Les règles de réservation, de capacité et d'utilisation de chaque installation.
- Les responsables et les consultations d'utilisation.
Vous pouvez aussi nous écrirecontacto@deportevirtual.com