Organisez votre offre
Programmes, services, sites et règles de participation.
Hércules™ · Licence SaaS institutionnelle
De la vente au service.
Tout le parcours dans Hércules™.
Gérez l'offre, l'achat et la prestation de services avec des données pour décider. Adoptez Hércules™ à long terme avec les modules adaptés à votre organisation ; définissez le déploiement et les intégrations avec Deporte Virtual®.
Hércules™ pour votre organisation
Un système.
Votre façon de gérer le sport.
Découvrez comment les divisions d'Hércules™ s'articulent dans le fonctionnement de chaque type d'organisation.
Centres sportifs et de loisirs
Offre sportive, adhérents et services sur vos sites.
Clubs privés
Écoles, tournois et réservations d'installations dans un cadre privé.
Organismes sportifs territoriaux
Programmes, installations et organisations de votre territoire.
Universités
Vie étudiante, salles de sport et compétitions universitaires.
Ministères des Sports
Registres, programmes sportifs et gestion nationale.
Voici comment commence une inscription dans Hércules™.
La sélection du sport constitue la première étape. Viennent ensuite le type d'épreuve, la catégorie et l'épreuve avant de finaliser l'inscription.
Pour examiner votre fonctionnement, choisissez les processus à relier : inscriptions, prestations ou suivi. La démonstration porte sur les modules et les règles de votre organisation.
Reliez chaque étape de votre service.
Personnes, services et ressources reliés tout au long de vos opérations.
Inscrivez et vendez
Participants, panier et paiement en ligne pour les services que vous commercialisez.
Coordonnez les prestations
Groupes, espaces, entraîneurs et activités.
Consultez et décidez
Participation, présence et rapports configurés.
Schéma illustratif des processus. Le périmètre dépend des modules et de la configuration souscrits.
Boutique en ligne Hércules™
La vente marque le début.
Le service se poursuit.
Reliez les achats de chaque personne à ses inscriptions aux cours, à ses abonnements et à sa participation aux activités de votre organisation.
Offre
Trouvez le service selon le site, l'âge, le niveau et l'horaire.
Un cours de natation
Achat
Sélectionnez les participants et payez selon les tarifs et les avantages configurés.
Inscription et paiement du participant
Prestation
Coordonnez le groupe, l'entraîneur et l'espace nécessaires à l'activité.
Séances du cycle et groupe d'inscription
Suivi
Consultez les présences et les rapports ; traitez les changements selon les règles du service.
Présence et poursuite de l’activité
Le parcours dépend des modules souscrits et des règles convenues. Les paiements nécessitent un compte et une configuration auprès du prestataire. Les connexions avec l’affiliation, l’ERP ou la facturation sont étudiées par projet ; enregistrer un remboursement dans Hércules™ ne déclenche pas automatiquement un remboursement par la passerelle de paiement.
Expérience auprès des caisses de prestations familiales colombiennes
Hércules™ équipe les principales caisses de prestations familiales de Colombie.
Nous avons déployé Hércules™ pour la gestion du sport et des loisirs : écoles, salles de sport, installations, tournois et accès à la journée. Nous relions la boutique de services et la vente aux entreprises à la programmation, à l'accueil et aux rapports, selon le périmètre de chaque caisse colombienne.
- Compensar
- Colsubsidio
- Cafam
- Comfenalco Antioquia
- Comfenalco Valle
Salles de sport avec Hércules™
Un réseau de salles de sport.
Des règles pour chaque site.
Gérez les abonnements avec des avantages dans différents centres, les réservations et les présences. Configurez les capacités, les horaires et les autorisations des équipes de chaque site.
Présentez vos sites et vendez des abonnements et des services depuis un portail à votre marque. Explorez un exemple de réseau de 10 salles de sport ou plus, relié au suivi des adhérents et aux rapports par centre.
Écoles et académies sportives
Une offre étendue.
Le suivi de chaque groupe.
Organisez les cycles, les niveaux et les sites. Reliez le catalogue de cours à l'inscription, à l'affectation des enseignants, à la présence et à l'évaluation.
Installations et réservations
Organisez les espaces de chaque activité.
Consultez les disponibilités, planifiez les réservations et contrôlez les conflits entre installations, zones et sous-zones.
Les processus qui font vivre
votre organisation.
Sélectionnez les fonctionnalités adaptées à votre façon de travailler.
Inscriptions et participants
Organisez les formulaires, les conditions, les capacités et les validations selon les règles de chaque programme.
Écoles et formation sportive
Gérez les cycles, les groupes, les entraîneurs et les présences pour suivre vos activités.
Salles de sport et centres d'entraînement
Proposez des abonnements par durée ou par nombre de séances, des carnets et des créneaux de pratique libre avec des règles configurables.
Installations et ressources
Consultez les disponibilités et organisez l'affectation interne des espaces et du personnel.
Compétitions et résultats
Structurez les tournois, les calendriers, les résultats et les classements selon les formats configurés.
Des données pour gérer
Reliez les données commerciales, l'occupation et les présences pour examiner votre offre de services.
Des fonctionnalités pour relier
votre offre aux opérations.
Standard désigne une fonctionnalité du produit ; son activation et son périmètre sont convenus dans la licence.
Formules d'adhésion
Définissez l'accès par durée ou par séances, la validité, les sites et les plages d'utilisation. Configurez les avantages et les conditions de report ; le participant consulte ses formules depuis le portail.
Les modules, les centres et les règles sont préparés pour chaque organisation.
Carnets de séances et pratique libre
Proposez des forfaits de séances avec solde et durée de validité. Reliez leur consommation aux réservations et aux présences, et permettez la gestion des créneaux dans les délais définis.
Le carnet ne remplace pas la réservation. La pratique libre nécessite des centres et des horaires configurés.
Planification du personnel
Organisez les enseignants et le personnel d'appui selon leurs profils, disponibilités et créneaux. Configurez les contraintes de planification, gérez les exceptions et enregistrez les changements.
Les règles, les champs et les notifications propres à votre organisation sont étudiés lors du déploiement.
Vente aux entreprises
Préparez des devis incluant services, matériels et espaces. Soumettez la proposition pour validation ou modification et transformez les ventes en ordres de prestation.
Le module nécessite une configuration. Les connexions avec la facturation, l'encaissement et les fournisseurs sont convenues par projet.
Abonnements et carnets · Fonctionnalités standard configurables
De l'achat au créneau.
Du créneau à la participation.
Abonnement à durée définieAccès pendant une période, avec les avantages et les limites définis.
Carnet de séancesUn solde de séances, avec une durée de validité et des conditions d'utilisation.
Acheter
Choisissez un abonnement ou un carnet
L'achat active les avantages, la validité ou le nombre d'utilisations définis pour le service.
Réserver
Sélectionnez votre créneau
Le participant choisit un horaire disponible. Les règles du centre et les conditions de son abonnement ou de son carnet s'appliquent.
Participer
Enregistrez la participation
La présence est rattachée au service. Pour les carnets, les séances sont gérées selon les réservations et les règles configurées.
Parcours illustratif pour les services nécessitant un créneau. L'achat ne remplace pas la réservation et ne prouve pas la présence. Les horaires, les limites, les annulations et la restitution des séances sont configurés par service. L'activation et le périmètre sont convenus dans la licence.
Planification du personnel · Fonctionnalités standard configurables
L'équipe disponible.
Le service organisé.
Reliez les disponibilités de vos collaborateurs aux créneaux et aux activités à assurer.
Disponibilité
Sachez qui peut intervenir
Enregistrez les disponibilités et les indisponibilités de chaque collaborateur. Consultez son calendrier selon les autorisations attribuées.
L'entraîneur est disponible l'après-midi.
Affectation des créneaux
Reliez personnes et services
Affectez des collaborateurs aux créneaux ou aux séances selon leurs profils validés et les contraintes configurées. Examinez les alertes et les exceptions.
Il est affecté au groupe et au créneau de natation.
Prestation du service
Coordonnez la journée
Consultez les personnes affectées à chaque séance. Gérez les remplacements et enregistrez les changements pour assurer la continuité de l'accueil.
L’équipe assure le cours et signale les faits à suivre.
Exemple illustratif d'un cours de natation, sans données réelles. L'affectation ne prouve pas que le service a été assuré. Les profils, les règles de charge et de disponibilité, les autorisations et les validations sont configurés par organisation ; les règles et les notifications spécifiques sont étudiées lors du déploiement.
Préparation de la paie · Moteur standard à règles configurables
Des heures planifiées
aux données vérifiées.
Ne remplace pas la paie réglementaire. Hércules™ prépare les heures et les montants par rubrique pour le processus de paiement de votre organisation.
Créneaux et heures
Partez du planning
Rassemblez les créneaux planifiés et les heures à prendre en compte pour la période, selon les règles de chaque fonction.
Calcul par période
Organisez les heures et les rubriques
Définissez la période et calculez les heures, les ajustements et les montants par rubrique selon les tarifs et les règles configurés.
Contrôle et validation
Vérifiez avant de clôturer
Examinez le détail, traitez les alertes et validez les rubriques. La période devient définitive lorsque les conditions de clôture sont satisfaites.
Après validation
Exportez les données de la période. La connexion au système de paiement du client est définie dans un projet d'intégration.
Le périmètre dépend des modules souscrits. Rubriques, tarifs, règles de calcul, autorisations et validations sont configurés par organisation. La planification d'un créneau ne prouve à elle seule ni sa réalisation ni un paiement effectué.
Vente aux entreprises · Module en option
Le devis devient
un travail organisé.
Un parcours pour relier l'équipe commerciale, le client et les prestataires du service.
Établir un devis
Définissez la proposition
Rassemblez services, matériels, espaces, dates et prix dans un devis.
Une journée sportive pour une entreprise
Valider
Examinez avec le client
L'entreprise examine la proposition et peut l'approuver, demander des modifications ou la refuser.
Périmètre examiné avec le client
Organiser
Préparez les opérations
Lors de la transmission du devis à l'exploitation, générez les ordres de prestation et affectez les responsables selon le circuit configuré.
Services organisés par site et par date
Assurer la prestation
Suivez la réalisation
L'équipe consulte les ordres de prestation et met à jour leur avancement jusqu'à la clôture des opérations.
Journée réalisée et ordres de prestation clôturés
Exemple illustratif d'une journée d'entreprise ; il ne correspond pas à un projet réalisé. L'activation, les garanties de paiement, les validations et les intégrations sont définies lors du déploiement. L'approbation de la proposition ne déclenche pas automatiquement le service.
Quelles autres fonctionnalités accompagnent ces processus ?
Les écoles disposent de fonctions de planification, d'évaluation et de certification des niveaux selon la méthode configurée. La préparation de la paie permet de vérifier les heures et les rubriques selon vos règles ; elle ne calcule pas la paie réglementaire et sa connexion au système de paiement est définie par projet.
La réinscription suggérée au niveau suivant est facultative : elle nécessite l'activation de tâches et la configuration du cycle. L'inscription s'effectue lorsque les règles applicables ramènent le total à zéro ; elle ne suppose pas un prélèvement automatique généralisé.
Accès à la journée et loisirs
De l'achat d'un accès
à une journée de loisirs.
Reliez la formule d'une journée à l'identification de chaque participant et au suivi des présences.
Achat
Une formule pour la journée
Le participant achète une formule d'une journée. Le contrôle des capacités par zone et la réservation s'appliquent selon la configuration.
Accès
Identification liée à la formule
L'équipe consulte l'achat, vérifie sa validité pour la journée et associe le numéro de série du bracelet au participant et à sa formule.
Présence
Participation enregistrée
Enregistrez l'entrée et consultez les présences, les utilisateurs par formule et les bracelets activés dans le tableau de contrôle quotidien.
Parcours illustratif : un achat ou un bracelet activé ne prouve pas à lui seul la présence ; celle-ci nécessite l'enregistrement de l'entrée.
Fonctionnalités standard
Formules d'une journée, activation de bracelets, enregistrement des accès et tableau de contrôle quotidien, selon les modules activés.
Configuration requise
Validité, capacités et réservations, justificatif de la formule, numéros de série des bracelets, autorisations et règles du service. Le suivi de la restauration est activé lorsque cela s'applique.
Périmètre spécifique
Le transport des sorties à la journée, les règles de forte ou faible demande, les réductions par zone et les rapports particuliers sont étudiés par projet ; ils peuvent nécessiter un développement.
Incidents et suivi opérationnel
Enregistrez ce qui se passe.
Suivez chaque dossier jusqu'à sa clôture.
Rassemblez les signalements concernant le personnel, les cours, les installations et les participants pour consulter les faits, les réponses apportées et les points en attente.
Enregistrer un signalement
Classez-le par domaine, sous-domaine et type. Enregistrez l'observation, l'action et la réponse immédiate selon les champs configurés.
Assurer le suivi
Consultez le statut et ajoutez des réponses et des justificatifs au suivi. Maintenez les informations à disposition des responsables des opérations.
Clôturer et consulter
Faites évoluer le statut jusqu’à la clôture et consultez les rapports PDF ou Excel pour examiner le traitement des signalements.
Des données pour coordonner l'équipe
Les signalements peuvent mettre à jour les disponibilités, entraîner l’annulation de créneaux ou modifier les critères de priorité du planning, selon les règles configurées. Examinez les liens à établir entre ces processus dans votre organisation.
Les informations nécessaires au suivi
Consultez les observations, les actions, les réponses et les justificatifs avant de décider de la suite. Les rapports permettent de partager le suivi enregistré avec les services responsables.
Que peut-on configurer et que faut-il développer spécifiquement ?
L'enregistrement, le suivi et les rapports font partie des fonctionnalités standard. Nous pouvons adapter les champs et les règles à votre fonctionnement. Les champs supplémentaires ou les circuits spécifiques sont examinés lors du déploiement pour déterminer s'ils relèvent de la configuration ou d'un développement sur mesure.
Des rapports pour décider
Sachez ce qui s'achète.
Comprenez ce qui s'utilise.
Examinez les données commerciales avec l'occupation et les présences pour planifier le prochain cycle de services.
Faut-il proposer un autre groupe de natation ?
Voici comment lire les rapports ensemble avant d'élargir l'offre.
Ventes
Intérêt pour la natation
Les achats se concentrent sur le cours de natation de l'après-midi.
Examiner la demandeOccupation
Peu de places libres
Le groupe compte peu de places disponibles selon les inscriptions.
Évaluer un autre groupePrésence
Participation régulière
Les enregistrements indiquent que les inscrits participent régulièrement.
Évaluer la régularité de la participationDécision à examiner
Ouvrir un groupe supplémentaire.
Croisez ces signaux et confirmez la disponibilité de la piscine, de l'entraîneur et la viabilité économique avant de décider.
Si les achats sont nombreux mais la présence faible, recherchez d'abord les causes des absences et examinez les horaires ou les conditions. La lecture croisée éclaire la décision ; Hércules™ ne la prend pas automatiquement.
Ventes et achats
Consultez les services achetés, les devis et les statuts de paiement dans les rapports configurés pour votre organisation.
Décidez quelle offre examiner. Identifiez les services concentrant les achats et ceux dont la proposition, l'horaire ou la communication doivent être revus.
Occupation des cours
Analysez les inscrits, les capacités et l'occupation prévisionnelle et réelle par groupe, avec des filtres par cycle, site, sport et horaire. S'applique aux écoles organisées en cycles et groupes de réservation.
Ajustez les capacités et les groupes. Utilisez ces informations pour évaluer l'ouverture de groupes et la répartition des places au prochain cycle.
Utilisation des installations
Consultez les heures réservées, de service et de maintenance, ainsi que les taux d'utilisation et de disponibilité par site, installation ou zone.
Examinez la programmation. Identifiez les plages disponibles et évaluez la répartition des activités et des espaces. Ce rapport repose sur les réservations, non sur la présence effective.
Présence enregistrée
Consultez la participation enregistrée aux activités et les rapports activés pour votre exploitation.
Suivez la régularité de la participation. Comparez les inscriptions et les présences pour repérer les écarts et orienter le suivi des participants.
Les rapports et les exports disponibles dépendent des modules, des autorisations et de la configuration. Les formats commerciaux spécifiques peuvent nécessiter un développement. Les chiffres d'achat, de réservation et de présence correspondent à des étapes différentes du service ; leur interprétation doit respecter leur portée.
Expérience institutionnelle
Découvrez le périmètre
de chaque déploiement.
Dans les universités, Hércules™ accompagne la vie étudiante, les salles de sport et les compétitions selon des périmètres distincts. À Indeportes Antioquia, il relie les programmes, les événements et le registre de la communauté sportive.
Accréditations avec Hércules™
Reliez chaque participant
à son badge et à ses autorisations.
Configurez les modèles par rôle, sport ou catégorie. Préparez les badges pour l'impression, enregistrez les remises et consultez les badges en attente par site.
Standard · Configuration et modules activés requisDu système au projet d'accréditation.
Votre équipe peut utiliser Hércules™ selon la configuration convenue. Si vous avez besoin de matériels, de production ou d'accueil dans les centres, Deporte Virtual® définit ces services dans un projet de grands événements sportifs.
La fourniture d'équipements et l'exploitation des centres font l'objet d'un périmètre contractuel propre ; elles ne sont pas automatiquement incluses dans la licence.
Distinguez licence, déploiement
et services.
La licence SaaS active les modules convenus pour la gestion continue de votre organisation. La proposition détaille séparément la configuration et la formation, les intégrations et les services opérationnels souscrits.
Nous examinons vos processus
Avec votre équipe, nous définissons les modules, les règles, les responsables et les intégrations à inclure dans la proposition.
Nous configurons et connectons
Nous préparons les processus prévus au contrat et examinons leur configuration avec les responsables de l’organisation.
Nous formons et accompagnons
Votre équipe apprend à utiliser les processus convenus et le suivi du lancement est défini.
Préparer le premier échange
Vous pouvez partager les informations dont vous disposez déjà :
- Les services, les sites et les processus que vous souhaitez gérer.
- Les personnes qui administrent l'offre, assurent le service et consultent les informations.
- Les systèmes d'affiliation, de paiement, de facturation ou autres à connecter.
Cet échange permet de définir les modules de la licence, le déploiement et les intégrations à inclure dans la proposition.
Avant de commencer.
Tous les modules sont-ils inclus ?
La proposition précise les modules de la licence et leurs conditions d'utilisation. Standard désigne une fonctionnalité du produit, pas son inclusion dans toutes les licences. Les options, les configurations et les développements spécifiques sont détaillés séparément.
Le système s'intègre-t-il à nos outils ?
Nous évaluons les interfaces, les sources de données et les responsabilités pour définir un projet d'intégration. Les connecteurs sont examinés pour chaque organisation.
Notre équipe peut-elle utiliser Hércules™ ?
Oui. Le déploiement peut inclure la configuration et la formation pour permettre à votre équipe de gérer les processus convenus. Vous pouvez également souscrire des services Deporte Virtual® avec un périmètre défini.
Comment établir une relation à long terme ?
Nous commençons par une démonstration centrée sur vos processus. Avec votre équipe, nous examinons les modules, les intégrations et les responsables pour préparer une proposition de licence et de déploiement. Les engagements de support et d'évolution sont convenus expressément.
L'étape suivante
Découvrez Hércules™ avec les processus de votre organisation.
Indiquez les services que vous gérez et les systèmes à connecter. La démonstration permettra d'examiner les modules et de préparer le périmètre de licence et de déploiement.
Ce que nous examinerons ensemble
- Les processus que vous souhaitez relier.
- Les modules d'Hércules™ que vous souhaitez découvrir.
- Configuration, intégrations et mise en service.
Vous pouvez aussi nous écrirecontacto@deportevirtual.com