Venta e inscripción
Tienda de servicios y venta empresarial conectadas con inscripciones, planes y tiqueteras.
Hércules™ para cajas de compensación
Venda sus servicios.
Coordine lo que ocurre después.
Sus afiliados encuentran actividades, inscriben a su familia y pagan en una tienda creada para su caja, con su imagen corporativa y su dominio. Hércules™ es el sistema que hace funcionar la tienda y conecta esas compras con reservas, personal y asistencia. Licenciamiento SaaS de largo plazo, con módulos y reglas definidos para su operación.
Experiencia en cajas de compensación
Hércules™ está en las principales cajas de Colombia.
Conectamos la gestión del deporte y la recreación, desde la venta hasta la prestación del servicio.
- Compensar
- Colsubsidio
- Cafam
- Comfenalco Antioquia
- Comfenalco Valle
Prestación del servicio
Escuelas, gimnasios, escenarios, torneos y pasadías, con reservas, registro de asistencia y acceso mediante carnets y manillas.
Operación y seguimiento
Programación de personal, prenómina, novedades y reportes de ventas y ocupación.
Lleve esa experiencia a su caja.
Revisemos los módulos, las integraciones y la implementación que necesita su operación.
Tienda e-commerce de Hércules™
De encontrar una actividad a participar en ella.
Una tienda con su imagen corporativa y su dominio. Hércules™ conecta las compras de sus afiliados con los servicios que presta su caja.
Una oferta fácil de explorar
Publique fichas con descripción, requisitos e imágenes. Facilite la búsqueda por sede, edad, nivel, días y horario.
Una compra para la familia
Permita seleccionar el servicio y sus participantes, y reunir compras de distintos integrantes del grupo familiar en un mismo carrito.
Tarifas y beneficios configurables
Defina precios por categoría de afiliación, promociones, convenios y cupones, con las condiciones de aplicación de su caja.
Pago en línea y consulta posterior
Reciba pagos mediante las pasarelas compatibles configuradas para su organización. El usuario puede consultar sus compras, estados de pago y comprobantes.
La oferta depende de los módulos habilitados. Los pagos requieren cuenta y configuración con el proveedor. La consulta automática de afiliación y las conexiones con ERP o facturación se definen como proyectos de integración.
Siga el servicio desde la compra
hasta la asistencia.
Distinga qué se compró, qué turno se reservó y quién participó para coordinar la atención al afiliado.
Oferta
El afiliado encuentra actividades para sí mismo o su familia por sede, edad y horario.
Un curso de natación
Compra
Selecciona al participante y paga con la tarifa de afiliación y los beneficios configurados.
Compra del curso para un integrante de la familia
Prestación
La caja coordina el grupo, el entrenador y el espacio; el participante asiste a su actividad.
Clases del ciclo y grupo inscritos
Seguimiento
El afiliado consulta su compra; la caja registra asistencia y consulta reportes del servicio.
Asistencia y continuidad del participante
Organice su oferta por línea de servicio.
Cada línea con sus reglas, conectada a la operación de su caja.
Escuelas deportivas
Organice ciclos, grupos y entrenadores. Registre la asistencia y acompañe la formación.
Explorar escuelas
Gimnasios y centros
Gestione sedes, planes y beneficios, con reglas de cupos, horarios y reservas.
Explorar gimnasios
Escenarios y espacios
Consulte la disponibilidad y asigne espacios para sus actividades.
Explorar escenarios
Torneos y programas
Gestione inscripciones, programación y resultados. Identifique participantes y gestione el acceso con carnets y manillas, según el servicio.
Explorar torneos
Pasadías y recreación
Organice planes de un día, acceso con manillas y seguimiento de la jornada.
Explorar pasadíasPasadías y recreación
Una jornada para disfrutar.
Una operación para coordinar.
Relacione la compra del plan de un día con la identificación de los participantes y el seguimiento del servicio.
Preparar el pasadía
Configure el plan de un día y sus condiciones. Según la configuración, la compra puede verificar cupos por zona y exigir reserva.
Activar el acceso
Consulte las compras del día por titular o integrante y asocie la manilla al plan. La activación verifica su vigencia para la jornada.
Seguir la jornada
Consulte usuarios por plan, manillas activadas y asistencias. Cuando el servicio lo contempla, revise entregas de alimentación frente a las autorizadas.
¿Qué se configura y qué se revisa por proyecto?
Los planes de un día, la activación de manillas y el cuadro de control diario son capacidades generales que requieren configuración. Deben definirse la credencial del plan, los seriales de manilla, los permisos y las reglas del servicio.
Las reglas de demanda alta o baja, los descuentos por zona, el transporte de pasadías y los reportes específicos se evalúan para cada caja. No se incluyen automáticamente como parte de la capacidad estándar.
Más capacidades para su caja
Cada servicio tiene
su propia operación.
Explore cómo Hércules™ acompaña al afiliado, a los equipos y a las empresas que atiende su organización.
Escuelas: del primer nivel a la certificación
Capacidades estándar, según configuración
Acompañe la formación más allá de la inscripción.
- Organice cursos por niveles y ciclos, con grupos, horarios, cupos y docentes.
- Planifique actividades y registre asistencia, comentarios y evaluación según el método definido.
- Configure prerrequisitos y certificación de niveles, con certificados descargables desde el portal.
La planeación, los indicadores y el formato de certificación se preparan para su caja.
Gimnasios: planes, tiqueteras y práctica libre
Capacidades estándar, según configuración
Ofrezca acceso por tiempo o por usos, con reglas claras.
- Defina planes por vigencia, sesiones, sede y franjas de uso, con beneficios en los centros configurados.
- Gestione tiqueteras con saldo de usos y vigencia; su consumo se relaciona con reservas y asistencia.
- Permita reservar turnos de práctica libre para la persona y su familia, y cambiarlos o cancelarlos dentro del plazo.
Requiere centros y horarios configurados. Tener una tiquetera no sustituye la reserva del turno.
Autogestión del afiliado y atención posterior
Capacidades estándar, según configuración
Dé continuidad a la relación con cada participante.
- Reúna la consulta de planes, turnos, compras y certificaciones del grupo familiar.
- Habilite aplazamientos de planes dentro de las condiciones y límites definidos.
- Gestione traslados y devoluciones de servicios según plazos, permisos y reglas aplicables.
Registrar una devolución en Hércules™ no implica un reembolso automático en la pasarela.
Escenarios: programación y control de reservas
Capacidades estándar, según configuración
Coordine los espacios que comparten sus líneas de servicio.
- Organice sedes, escenarios y zonas, con reservas puntuales o recurrentes.
- Separe tiempos de clases, eventos, práctica libre y mantenimiento.
- Active el control de cruces entre zonas y subzonas, y consulte disponibilidad y reservas exportables.
Son herramientas de gestión interna. La reserva pública de práctica libre se configura en los centros de entrenamiento.
Colaboradores: disponibilidad, turnos y novedades
Capacidades estándar, según configuración
Relacione la programación del servicio con el equipo que lo presta.
- Asigne docentes y personal de apoyo según perfiles, disponibilidad y horarios.
- Configure restricciones de programación y gestione excepciones mediante aprobación.
- Registre novedades de personal, cursos o escenarios y dé seguimiento a sus respuestas.
Las reglas propias, los campos adicionales y las notificaciones específicas se revisan durante la implementación.
Prenómina: horas, conceptos y aprobación
Motor estándar; reglas e integración por proyecto
Prepare información revisada para el proceso de pago de su caja.
- Defina cortes y calcule horas y valores por concepto con las reglas configuradas.
- Revise alertas, ajustes y aprobaciones antes del cierre.
- Exporte la información y evalúe su conexión con el sistema de pago de la organización.
Hércules™ no liquida la nómina legal. Las tarifas, conceptos y conectores se definen para cada cliente.
Venta empresarial: de la cotización a la operación
Módulo opcional
Estructure servicios y eventos para las empresas que atiende su caja.
- Prepare cotizaciones con servicios, materiales, espacios, fechas y precios.
- Presente la propuesta al cliente para aprobación, solicitud de cambios o rechazo.
- Lleve lo vendido a órdenes de operación y revise utilidad estimada y real cuando estén disponibles los costos y la facturación.
Requiere activación y configuración. Las conexiones de facturación, recaudo y proveedores se acuerdan por proyecto.
Continuidad en escuelas: reinscripción sugerida
Funcionalidad opcional
Facilite el paso al siguiente nivel de formación.
- Configure el ciclo y el momento en que se busca una opción para continuar según las certificaciones.
- Busque el siguiente curso respetando sede, días y franja horaria del grupo de origen.
- Inscriba cuando las reglas de descuentos dejan el total en cero; si no es posible, comunique alternativas.
Requiere activación de tareas y configuración por ciclo. No supone reinscripción ni cobro automático para todos los participantes.
Planes y tiqueteras · Capacidades estándar configurables
De la compra al turno.
Del turno a la participación.
Plan por vigenciaAcceso durante un periodo, con los beneficios y límites definidos.
Tiquetera por usosUn saldo de sesiones, con vigencia y condiciones de utilización.
Comprar
Elija un plan o una tiquetera
La compra habilita los beneficios, la vigencia o los usos definidos para el servicio.
Reservar
Seleccione su turno
El participante elige un horario disponible. Se aplican las reglas del centro y las condiciones de su plan o tiquetera.
Asistir
Registre la participación
La asistencia queda vinculada al servicio. En las tiqueteras, los usos se gestionan según las reservas y las reglas configuradas.
Recorrido conceptual para servicios que requieren turno. La compra no sustituye la reserva ni acredita asistencia. Los horarios, límites, cancelaciones y devolución de usos se configuran por servicio. La activación y el alcance se acuerdan en el licenciamiento.
Programación de personal · Capacidades estándar configurables
El equipo disponible.
El servicio organizado.
Conecte la disponibilidad de sus colaboradores con los turnos y las actividades que necesita atender.
Disponibilidad
Sepa quién puede atender
Registre cuándo está disponible cada colaborador y cuándo no. Consulte su calendario dentro de los permisos asignados.
El entrenador tiene disponibilidad para la tarde.
Asignación de turnos
Relacione personas y servicios
Asigne colaboradores a turnos o sesiones según perfiles vigentes y restricciones configuradas. Revise alertas y excepciones.
Se asigna al grupo y horario de natación.
Prestación del servicio
Coordine la jornada
Consulte quién está asignado a cada sesión. Gestione reemplazos y registre novedades para dar continuidad a la atención.
El equipo atiende la clase y registra las novedades que correspondan.
Ejemplo ilustrativo de una clase de natación, sin datos reales. La asignación no acredita que el servicio se haya prestado. Los perfiles, las reglas de carga y disponibilidad, los permisos y las aprobaciones se configuran por organización; las reglas y notificaciones específicas se evalúan durante la implementación.
Prenómina · Motor estándar con reglas configurables
De las horas programadas
a la información revisada.
No reemplaza la nómina legal. Hércules™ prepara horas y valores por concepto para el proceso de pago de su organización.
Turnos y horas
Parta de la programación
Reúna los turnos programados y las horas que alimentan el corte, según las reglas de cada cargo.
Cálculo por corte
Organice horas y conceptos
Defina el periodo y calcule horas, ajustes y valores por concepto con las tarifas y reglas configuradas.
Revisión y aprobación
Valide antes de cerrar
Revise el detalle, atienda alertas y apruebe los conceptos. El corte pasa a definitivo al resolver las condiciones de cierre.
Después de la aprobación
Exporte la información del corte. La conexión con el sistema de pago del cliente se define como un proyecto de integración.
El alcance depende de los módulos contratados. Conceptos, tarifas, reglas de cálculo, permisos y aprobaciones se configuran por organización. La programación de un turno no acredita por sí sola su ejecución ni un pago realizado.
Venta empresarial · Módulo opcional
Lo cotizado se convierte
en trabajo organizado.
Un recorrido para conectar al equipo comercial, al cliente y a quienes prestan el servicio.
Cotizar
Defina la propuesta
Reúna servicios, materiales, espacios, fechas y precios en una cotización.
Una jornada deportiva para una empresa
Aprobar
Revise con el cliente
La empresa revisa la propuesta y puede aprobarla, solicitar cambios o rechazarla.
Alcance revisado con el cliente
Organizar
Prepare la operación
Al enviar la cotización a operar, genere órdenes y asigne responsables según el flujo configurado.
Servicios organizados por sede y fecha
Prestar
Siga la ejecución
El equipo consulta las órdenes y actualiza su avance hasta el cierre de la operación.
Jornada ejecutada y órdenes finalizadas
Ejemplo ilustrativo de una jornada empresarial; no corresponde a un proyecto ejecutado. La activación, las garantías de pago, las aprobaciones y las integraciones se definen en la implementación. Aprobar la propuesta no implica iniciar automáticamente el servicio.
El alcance contratado define los módulos habilitados. Deporte Virtual® realiza la implementación, configuración y formación; las integraciones y desarrollos específicos se acuerdan por separado.
Personas y recursos
Detrás de cada actividad,
un equipo coordinado.
Conecte la programación de grupos con entrenadores, espacios y personal de apoyo. Consulte información de horas y novedades para los procesos de su organización, según los módulos contratados.
Novedades de la operación
Registre lo que ocurre.
Dé seguimiento hasta el cierre.
Reúna las novedades de personal, cursos, escenarios y participantes para consultar qué ocurrió, qué respuesta se dio y qué queda pendiente.
Registrar la novedad
Clasifique por área, subárea y tipo. Registre la observación, la acción y la respuesta inmediata según los campos configurados.
Dar seguimiento
Consulte el estado y añada respuestas y soportes al seguimiento. Mantenga la información disponible para los responsables de la operación.
Cerrar y consultar
Lleve el estado hasta terminado y consulte el seguimiento en reportes PDF o Excel para revisar la atención de las novedades.
Información para coordinar al equipo
Las novedades pueden alimentar la disponibilidad, la cancelación de turnos y los criterios de prioridad de programación, según las reglas configuradas. Revise cómo deben relacionarse estos procesos en su organización.
Una base para revisar la atención
Consulte observaciones, acciones, respuestas y soportes antes de decidir el siguiente paso. Los reportes permiten compartir el seguimiento registrado con las áreas responsables.
Reportes de novedades
De los registros al análisis de su operación.
Generamos reportes para consultar las novedades por periodo, línea, programa, sede y tipo. Comparta los resultados con las áreas responsables y revise dónde concentrar la atención.
Ampliar reporte Una vista general de las novedades
Consulte las causas, la distribución por sede y la evolución de los registros en el periodo seleccionado.
Ampliar reporte Cancelaciones y suspensiones
Revise cómo se distribuyen las novedades de cancelación y cómo cambian entre periodos.
Ampliar reporte Operaciones seguras
Analice las causas de los registros, su evolución por periodo y su distribución por sede.
Ejemplos demostrativos con cifras, fechas y sedes ficticias. Ilustran los tipos de reportes de Hércules™; no corresponden a datos de clientes. Los filtros, indicadores y formatos se definen según el alcance de su organización.
¿Qué se configura y qué requiere un desarrollo específico?
El registro, el seguimiento y los reportes forman parte de la capacidad estándar. Podemos adaptar campos y reglas a su operación. Los campos adicionales o flujos específicos se revisan durante la implementación para definir si se resuelven mediante configuración o requieren desarrollo a medida.
Información para la gestión
Decida qué servicios ofrecer
con datos de venta y uso.
Compare compras, ocupación y asistencia para evaluar horarios, cupos y continuidad de los programas. Prepare informes con los datos registrados por su caja.
¿Conviene ofrecer otro grupo de natación?
Así pueden leerse juntos los reportes antes de ampliar la oferta.
Ventas
Interés en natación
Las compras se concentran en el curso de natación de la tarde.
Revisar la demandaOcupación
Pocos cupos libres
El grupo tiene pocos cupos disponibles según las inscripciones.
Evaluar otro grupoAsistencia
Participación sostenida
Los registros muestran que los inscritos asisten con regularidad.
Valorar la continuidadDecisión a evaluar
Abrir un grupo adicional.
Contraste estas señales y confirme disponibilidad de piscina, entrenador y viabilidad económica antes de decidir.
Si hay compras pero baja asistencia, primero investigue las ausencias y revise horarios o condiciones. La lectura conjunta orienta la decisión; Hércules™ no la toma automáticamente.
Ventas y servicios adquiridos
Consulte cotizaciones, estados de pago y servicios comprados. Defina los reportes comerciales que necesita su caja: el catálogo y las columnas se configuran, y los formatos específicos pueden requerir desarrollo.
Ocupación de cursos
Analice inscritos, cupos y ocupación estimada y real por grupo. Filtre por ciclo, sede, escenario, deporte, días y horas, y exporte a Excel. Aplica a escuelas con ciclos y grupos de reserva.
Uso de escenarios
Consulte horas reservadas, de servicio y de mantenimiento, porcentajes de uso y disponibilidad por sede, escenario o zona. El informe exportable a Excel se basa en reservas; no mide asistencia real.
Participación y asistencia
Obtenga listados y reportes con los campos habilitados para su operación. Consulte la asistencia registrada para distinguir la compra del servicio de la participación efectiva.
¿Esta información sirve para reportar a entidades de supervisión?
Los reportes pueden apoyar la preparación de informes de su caja. Si necesita presentar información a una Superintendencia u otra entidad, revisamos con su equipo los campos, cortes y formatos solicitados para definir la configuración o el desarrollo necesario. Una exportación de Hércules™ no implica un formato oficial validado ni un envío automático a la entidad.
Integración por proyecto
Conectarse empieza
por entender sus sistemas.
Revisamos qué información de afiliación necesita la tienda y cómo se relacionan los pagos con su ERP o facturación. Con su equipo de tecnología definimos interfaces, datos y responsables de cada intercambio.
Cada integración se evalúa para su caja. Los desarrollos específicos se distinguen de las capacidades estándar de Hércules™.
Defina la licencia y el plan de implementación.
Revise con las áreas de deportes, tecnología y compras qué módulos necesita su caja. La propuesta separa licenciamiento, configuración y formación, integraciones y acompañamiento contratado.
Entender
Relacionamos servicios, sedes y responsables con los procesos que su caja necesita conectar.
Implementar
Configuramos los módulos acordados, preparamos las integraciones y formamos al equipo para operar sus servicios.
Acompañar
Definimos seguimiento, soporte y evolución dentro del alcance contratado.
Qué preparar para la primera conversación
Puede compartir la información que ya tenga disponible:
- Líneas de servicio, sedes y categorías de afiliación.
- Un servicio que conecte compra, reserva y asistencia.
- Sistemas de afiliación, pagos, facturación y ERP involucrados.
- Responsables de deportes, operación y tecnología.
Revisaremos el recorrido del afiliado y la información que necesita su equipo. La propuesta distinguirá los módulos y su configuración de las integraciones y los servicios de implementación.
El siguiente paso
Preparemos una demostración para su caja.
Comparta las líneas de servicio, sedes y sistemas que desea conectar. Revisaremos el recorrido del afiliado y el alcance que su equipo necesita evaluar.
Qué revisaremos juntos
- El recorrido de compra e inscripción de afiliados y familias.
- La prestación del servicio, los equipos y el seguimiento.
- La relación con afiliación, pagos y sistemas de su caja.
También puede escribirnoscontacto@deportevirtual.com