Organizzi i suoi spazi
Definisca sedi, impianti, zone e sottozone. Assegni responsabili e autorizzazioni affinché ogni team gestisca gli spazi di propria competenza.
Gestione degli impianti sportivi
Ogni spazio.
Ogni prenotazione al suo posto.
Coordini campi, piscine e sale dalla disponibilità all’utilizzo programmato. Organizzi sedi e zone, prenoti per attività e controlli le sovrapposizioni tra spazi condivisi.
Gestione di impianti e prenotazioni
Ogni attività con il suo spazio.
Ogni spazio con le sue prenotazioni.
Una lezione può occupare una corsia; una gara, l'intera piscina. Definisca come si collegano questi spazi per coordinare le attività che condividono lo stesso orario.
Dall'intero impianto a ogni zona.
Organizzi la piscina e le sue corsie, il campo e le sue suddivisioni, oppure un auditorium diviso in due. La relazione tra questi spazi consente di verificare quali prenotazioni possono condividere una fascia oraria.
Esempio illustrativo · dalle 8:00 alle 9:00
Una piscina. Più corsie.
Confronti una lezione in una corsia con un'attività che richiede l'intera piscina.
La corsia 2 è prenotata per una lezione. Le altre corsie restano disponibili; una prenotazione dell'intera piscina verrebbe rifiutata per sovrapposizione.
Piscina principaleQuattro corsie prenotabili separatamente.
Corsia 1Disponibile
Corsia 2Prenotato
Corsia 3Disponibile
Corsia 4Disponibile
Prenotazione di esempioLezione di nuoto
Esempio illustrativo · dalle 8:00 alle 9:00
Un campo. Tre modalità di prenotazione.
Un quarto per lezioni di livello 1, metà campo per allenarsi o l'intero campo per una partita.
Il quarto 1 è prenotato per una lezione di calcio di livello 1. Gli altri tre quarti restano disponibili. Una prenotazione della metà sinistra o dell'intero campo verrebbe rifiutata per sovrapposizione.
Campo da calcioQuattro quarti. Ogni metà ne comprende due.
Quarto 1Prenotato
Quarto 2Disponibile
Quarto 3Disponibile
Quarto 4Disponibile
Prenotazione di esempioLezione di calcio · Livello 1
Esempio illustrativo · dalle 8:00 alle 9:00
Un auditorium. Due spazi possibili.
Confronti un'attività in metà auditorium con un incontro che richiede l'intero spazio.
La metà 1 è prenotata per un laboratorio. La metà 2 resta disponibile per un'altra attività. Una prenotazione dell'intero auditorium verrebbe rifiutata per sovrapposizione.
Auditorium principaleDue metà collegate all'intero auditorium.
Parte anteriore dell'auditorium
Metà 1Prenotato
Metà 2Disponibile
Prenotazione di esempioLaboratorio in metà auditorium
Ogni opzione mostra una situazione indipendente nella stessa fascia oraria, con le relazioni tra zone e il controllo delle sovrapposizioni abilitati.
Trovi un orario libero
Consulti la disponibilità per zona, date e durata. Prepari prenotazioni singole o ricorrenti per lezioni, tornei, attività libera e manutenzione.
Controlli le sovrapposizioni
Colleghi zone intere, suddivisioni e spazi connessi. Con il controllo abilitato, Hércules™ rifiuta le prenotazioni che si sovrappongono.
Gestisca le modifiche
Sposti, copi, annulli o riattivi le prenotazioni. Organizzi le prenotazioni provvisorie con responsabili e scadenze; gli avvisi richiedono attività configurate.
Esperienza presso la Pontificia Universidad Javeriana. L'implementazione di Hércules™ comprende anagrafica degli impianti, suddivisione e gerarchia delle zone, gestione delle prenotazioni, report e calendario. Questo ambito supporta la gestione delle Olimpiadi Javeriane e degli eventi sportivi dell'università.
Esamini la distribuzione dell'utilizzo programmato.
Consulti ore prenotate, di servizio e di manutenzione, con percentuali di utilizzo e disponibilità per sede, impianto o zona. Il report si basa sulle prenotazioni; le presenze si consultano separatamente.
Un esempio di lettura: se un campo concentra ore di manutenzione e un altro conserva disponibilità, il suo team può valutare dove programmare le prossime attività. Prima di spostarle, consulti gli orari liberi e le condizioni di ogni zona. La decisione spetta al responsabile della programmazione.
Può riorganizzare la tabella del report ed esportarla in Excel per esaminare la distribuzione degli spazi con il suo team.
Definisca da quali processi iniziare.
Inizi dalle sedi e dalle zone da coordinare, dalle loro suddivisioni e dalle regole di prenotazione. Concordiamo chi amministra ogni spazio e quali consultazioni di disponibilità e utilizzo servono al suo team.
Configurazione e ambito per la sua organizzazione
Definiamo la gerarchia degli spazi, le relazioni tra zone, le autorizzazioni e il controllo delle sovrapposizioni. Le prenotazioni interne sono una funzionalità generale configurabile. La prenotazione autonoma da parte del pubblico dipende dagli orari di attività libera e dai flussi abilitati per ogni servizio.
Il report di utilizzo è disponibile e viene configurato per sedi, impianti e zone della sua organizzazione. Le prenotazioni di sale a partire da un preventivo richiedono il modulo opzionale di vendita aziendale.
Come prepariamo l'avvio
Esaminiamo con il suo team l'inventario degli spazi e un campione della programmazione. Con queste informazioni definiamo le relazioni tra zone, le ricorrenze, gli orari e le autorizzazioni da configurare.
La proposta dettaglia licenza, configurazione, formazione dei responsabili e assistenza concordata. Se deve collegare un'altra agenda o un altro sistema, definiamo separatamente le informazioni da scambiare e l'ambito dell'integrazione.
Assegnazione degli spazi per la programmazione dei corsi
Hércules™ dispone di uno strumento di assegnazione che propone impianti e zone a partire da un file di programmazione e dai vincoli configurati. Restituisce il file per la revisione e il successivo caricamento; non crea direttamente le prenotazioni.
La sua implementazione richiede l'adattamento di colonne, importatore e regole all'organizzazione. L'ambito documentato comprende sale fisiche e virtuali; i corsi in piscina sono esclusi da questo strumento. Gli esempi sopra illustrano il controllo delle prenotazioni, una funzionalità indipendente.
Cosa preparare per il primo colloquio
Può condividere le informazioni già disponibili:
- Sedi e spazi, comprese le loro suddivisioni.
- Attività, durata dei turni e orari condivisi in ogni zona.
- Regole di prenotazione, cancellazione e ricorrenza.
- Responsabili e consultazioni necessarie a ogni gruppo.
Definiamo la struttura degli spazi, il controllo delle sovrapposizioni e le regole da configurare. Distinguiamo le prenotazioni interne da quelle effettuate direttamente dagli utenti e dai collegamenti con altri servizi.
Il prossimo passo
Esaminiamo la programmazione dei suoi spazi.
Condivida una settimana di programmazione e il modo in cui suddivide gli impianti. Esamineremo prenotazioni, sovrapposizioni e consultazioni di utilizzo per definire la configurazione della sua attività operativa.
Cosa esamineremo insieme
- Gli spazi, gli orari e i servizi da organizzare.
- Le regole di prenotazione, capacità e utilizzo di ogni impianto.
- I responsabili e le consultazioni di utilizzo.
Può anche scrivercicontacto@deportevirtual.com