Organice sus espacios
Defina sedes, escenarios, zonas y subzonas. Asigne responsables y permisos para que cada equipo gestione los espacios que le corresponden.
Gestión de escenarios deportivos
Cada espacio.
Cada reserva en su lugar.
Coordine canchas, piscinas y salones desde su disponibilidad hasta su uso programado. Organice sedes y zonas, reserve por actividad y controle los cruces entre espacios compartidos.
Gestión de escenarios y reservas
Cada actividad con su espacio.
Cada espacio con sus reservas.
Una clase puede ocupar un carril; una competencia, la piscina completa. Defina cómo se relacionan esos espacios para coordinar las actividades que comparten horario.
Del escenario completo a cada zona.
Organice la piscina y sus carriles, la cancha y sus subdivisiones, o un auditorio dividido en dos. La relación entre estos espacios permite comprobar qué reservas pueden compartir una franja.
Ejemplo ilustrativo · 8:00 a 9:00
Una piscina. Varios carriles.
Compare una clase en un carril con una actividad que necesita toda la piscina.
El carril 2 está reservado para una clase. Los demás carriles siguen disponibles; una reserva de toda la piscina se rechazaría por el cruce.
Piscina principalCuatro carriles que pueden reservarse por separado.
Carril 1Disponible
Carril 2Reservado
Carril 3Disponible
Carril 4Disponible
Reserva de ejemploClase de natación
Ejemplo ilustrativo · 8:00 a 9:00
Una cancha. Tres formas de reservar.
Un cuarto para clases de nivel 1, media cancha para entrenar o la cancha completa para un partido.
El cuarto 1 está reservado para una clase de fútbol de nivel 1. Los otros tres cuartos siguen disponibles. Una reserva de la mitad izquierda o de toda la cancha se rechazaría por el cruce.
Cancha de fútbolCuatro cuartos. Cada mitad agrupa dos de ellos.
Cuarto 1Reservado
Cuarto 2Disponible
Cuarto 3Disponible
Cuarto 4Disponible
Reserva de ejemploClase de fútbol · Nivel 1
Ejemplo ilustrativo · 8:00 a 9:00
Un auditorio. Dos espacios posibles.
Compare una actividad en medio auditorio con un encuentro que necesita el espacio completo.
La mitad 1 está reservada para un taller. La mitad 2 sigue disponible para otra actividad. Una reserva del auditorio completo se rechazaría por el cruce.
Auditorio principalDos mitades relacionadas con el auditorio completo.
Frente del auditorio
Mitad 1Reservado
Mitad 2Disponible
Reserva de ejemploTaller en medio auditorio
Cada opción muestra una situación independiente para la misma franja, con las relaciones entre zonas y el control de cruces habilitados.
Encuentre un horario libre
Consulte disponibilidad por zona, fechas y duración. Prepare reservas únicas o recurrentes para clases, torneos, práctica libre y mantenimiento.
Controle los cruces
Relacione zonas completas, subdivisiones y espacios conexos. Con el control habilitado, Hércules™ rechaza las reservas que se superponen.
Gestione los cambios
Mueva, copie, cancele o reactive reservas. Organice pre-reservas con responsables y vencimientos; los avisos requieren tareas configuradas.
Experiencia en la Pontificia Universidad Javeriana. La implementación de Hércules™ incluye registro de escenarios, división y jerarquía de zonas, manejo de reservas, reportes y calendario. Este alcance acompaña la gestión de las Olimpiadas Javerianas y los eventos deportivos de la universidad.
Revise la distribución del uso programado.
Consulte horas reservadas, de servicio y de mantenimiento, con porcentajes de uso y disponibilidad por sede, escenario o zona. El informe se basa en reservas; la asistencia se consulta por separado.
Un ejemplo de lectura: si una cancha concentra horas de mantenimiento y otra conserva disponibilidad, su equipo puede revisar dónde programar las próximas actividades. Antes de moverlas, consulte los horarios libres y las condiciones de cada zona. La decisión corresponde al responsable de la programación.
Puede reorganizar la tabla del informe y exportarla a Excel para revisar la distribución de espacios con su equipo.
Defina el primer alcance de su operación.
Comience por las sedes y zonas que necesita coordinar, sus subdivisiones y las reglas de reserva. Acordamos quién administra cada espacio y qué consultas de disponibilidad y uso necesita su equipo.
Configuración y alcance para su organización
Definimos la jerarquía de espacios, las relaciones entre zonas, los permisos y el modo de control de cruces. Las reservas internas son una capacidad general configurable. El autoservicio del público depende de los turnos de práctica libre y de los flujos habilitados para cada servicio.
El informe de uso está disponible y se configura para las sedes, escenarios y zonas de su organización. Las reservas de salones desde una cotización requieren el módulo opcional de venta empresarial.
Cómo preparamos la puesta en marcha
Revisamos con su equipo el inventario de espacios y una muestra de su programación. Con esa información definimos las relaciones entre zonas, las recurrencias, los horarios y los permisos que se configurarán.
La propuesta detalla la licencia, la configuración, la capacitación de los responsables y el acompañamiento acordado. Si necesita conectar otra agenda o sistema, definimos por separado la información que se intercambiará y el alcance de la integración.
Asignación de espacios para la programación de cursos
Hércules™ dispone de un asignador que propone escenarios y zonas a partir de un archivo de programación y de las restricciones configuradas. Devuelve el archivo para revisión y carga posterior; no crea las reservas directamente.
Su implementación requiere adaptar columnas, importador y reglas a la organización. El alcance documentado cubre salones físicos y virtuales; los cursos en piscina quedan fuera de este asignador. Los ejemplos de arriba ilustran el control de reservas, una capacidad independiente.
Qué preparar para la primera conversación
Puede compartir la información que ya tenga disponible:
- Sedes y espacios, incluidas sus subdivisiones.
- Actividades, duración de turnos y horarios que comparten cada zona.
- Reglas de reserva, cancelación y recurrencia.
- Responsables y consultas que necesita cada equipo.
Definimos la estructura de espacios, el control de cruces y las reglas que se configurarán. Distinguimos la reserva interna, el autoservicio y las conexiones con otros servicios.
El siguiente paso
Revisemos la programación de sus espacios.
Comparta una semana de programación y cómo divide sus instalaciones. Revisaremos reservas, cruces y consultas de uso para definir la configuración de su operación.
Qué revisaremos juntos
- Los espacios, horarios y servicios que necesita organizar.
- Las reglas de reserva, capacidad y uso de cada escenario.
- Los responsables y las consultas de utilización.
También puede escribirnoscontacto@deportevirtual.com