Sistema y permisos
Configuramos Hércules™ para las inscripciones y acreditaciones, con roles y permisos para personas y vehículos. El trabajo incluyó consultoría presencial y soporte al equipo organizador.
CONMEBOL · Estados Unidos · 2024
Copa América USA 2024.
Acreditaciones y gestión de transporte con Hércules™.
- Necesidad del evento
- Gestionar las acreditaciones y las solicitudes de transporte de CONMEBOL durante Copa América USA 2024.
- Alcance ejecutado
- Deporte Virtual® implementó Hércules™ y operó centros de acreditación. También personalizó el módulo de transporte para programar traslados y consultar los estados de cada viaje.
- Qué revisar para su evento
- Los grupos de participantes, las sedes y qué tareas requieren sistema, materiales o personal operativo.
Acreditaciones
Del registro a la entrega en los centros.
Centros de acreditación
Suministramos y adecuamos espacios, mobiliario, computadores, impresoras, laminadoras y conectividad. El equipo especializado y el personal local atendieron la producción y entrega de acreditaciones.
Credenciales y accesos
Producimos, activamos y entregamos credenciales, con gestión de anulaciones y reexpediciones. El alcance incluyó dispositivos suplementarios de acceso (SADs) y permisos de acceso y estacionamiento vehicular (VAPPs), físicos y digitales, con verificación móvil.
Transporte
Solicitudes, despacho y seguimiento en Hércules™.
Implementamos y personalizamos el módulo para el equipo de transporte de CONMEBOL. Configuramos usuarios, permisos y recursos, junto con los cupos de solicitudes de acreditaciones vehiculares por grupo, tipo de vehículo y categoría de acceso.
El equipo de transporte revisaba y despachaba los servicios con la información del sistema. Este alcance describe la gestión de solicitudes y viajes; la flota y los conductores son recursos operativos que se definen por separado.
Explore la gestión de transporte para su eventoSolicitudes de transporte
Habilitamos solicitudes de llegadas y salidas, servicios en sede punto a punto o exclusivos y traslados tipo shuttle. Cada solicitud reunía pasajeros, sede, origen, destino y horario, con confirmación de registro por correo electrónico.
Llegadas, salidas y recorridos
Integramos información de vuelos y reunimos en el sistema las rutas terrestres y aéreas, las agendas y los integrantes de cada grupo. Google Maps aportaba distancias y tiempos estimados; el sistema permitía utilizar los datos de las rutas definidas por CONMEBOL.
Programación y despacho
El panel centralizó la revisión, aprobación o rechazo de solicitudes y su priorización según los tiempos de prestación. Los despachadores contaron con una línea de tiempo y filtros por sede, fecha, solicitante y área funcional.
Seguimiento de cada viaje
Los conductores podían consultar sus viajes asignados e indicar cuándo iban hacia la recogida, iniciaban el recorrido y lo finalizaban. La vista incluía la foto del pasajero principal, viajes futuros e historial, y permitía al pasajero valorar el servicio al finalizar.
Implementación y acompañamiento
Un módulo adaptado al evento, con soporte extendido.
El trabajo incluyó la adaptación de interfaces y funcionalidades, la parametrización del transporte y la documentación de uso por rol.
Durante el proyecto, dos especialistas prestaron soporte remoto desde Colombia, los siete días de la semana, de 7:00 a 23:00, hora de Colombia. El acompañamiento cubrió la preparación y el uso del módulo durante el evento.
Ver otros proyectos ejecutadosEl siguiente paso
Definamos la tecnología y la operación de su evento.
Comparta las sedes y los grupos de participantes. Revisaremos qué necesita para acreditaciones y transporte, quién aprueba la información y qué recursos requiere cada centro o equipo operativo.
Qué revisaremos juntos
- Sus deportes, sedes y necesidades de operación.
- Los sistemas, equipos y servicios que necesita.
- El alcance y las responsabilidades de cada equipo.
También puede escribirnoscontacto@deportevirtual.com